SKKN 2020: Giải pháp "Ứng dụng Google Contacts vào quản lý trực tuyến thông tin sinh viên tại Khoa Kỹ thuật Hóa học và Môi trường"

Tác giả/ Nhóm tác giả: Nguyễn Huỳnh Bạch Sơn Long và Bùi Trường Đạt

Đơn vị: Khoa Kỹ thuật Hoá học và Môi trường

Giải pháp đã đạt được Giải Tư trong Hội thảo báo cáo Giải pháp Sáng kiến kinh nghiệm năm 2020.

Bối cảnh của giải pháp

Hiện nay, để tra cứu thông tin sinh viên, Giáo viên chủ nhiệm/ Cố vấn học tập (GVCN/CVHT) thường làm là mở hồ sơ sinh viên hoặc trên máy tính dạng file excel hoặc hồ sơ được lưu trữ bằng file giấy

Phương pháp tra cứu này bộc lộ nhược điểm như gây bất tiện và tốn nhiều thời gian. Hoặc nếu như không phải thời gian làm việc (sáng sớm, buổi tối…), GVCN/CVHT không ở trường thì việc tra cứu cũng khó khăn. Và có thể nhận thấy tốc độ và hiệu quả tra cứu cũng hạn chế.

Do tra cứu thủ công bằng file giấy, hoặc file ảnh đã lưu trữ, không thể tra cứu thông tin sinh viên bằng tên hoặc mã số sinh viên, tốn nhiều thời gian và công sức.

Việc tra cứu cho ra kết quả ngay là điều khó khăn.

Giải pháp cải tiến

Chính từ những bất cập đã nêu trên, và hưởng ứng cuộc cách mạng 4.0, chúng tôi nhận thấy cần thiết nên cải tiến phương pháp lưu trữ và tra cứu thông tin sinh viên.

Mục tiêu của giải pháp nhằm:

• Cải tiến phương pháp tra cứu, cập nhập thông tin sinh viên trực tuyến thông qua máy tính, điện thoại cá nhân một cách đơn giản, nhanh chóng, chính xác và miễn phí.
• Có thể chia sẻ và nhân rộng phương cho quản sinh, GVCN/CVHT khác, quy mô tiến hành cấp Khoa, và toàn trường

Các bước cụ thể của giải pháp được thể hiện thông qua sơ đồ sau:

Hình 1. Sơ đồ ứng dụng Google Contacts  vào việc quản lí hồ sơ sinh viên tại Khoa Kỹ thuật Hóa học và Môi trường

Bước 1: Xây dựng bảng excel thông tin sinh viên theo định dạng của Google Contacts

Dựa vào dữ liệu thông tin sinh viên và file excel thông tin chỗ ở của sinh viên được cập nhật vào đầu mỗi học kì sẵn có, ta tiến hành tổng hợp và tạo bảng excel theo định dạng gợi ý của Google Contacts.

Bước 2: Chuyển đổi file Excel thông tin sinh viên thành file định dạng danh bạ CSV

Mục đích bước này là chuyển đổi (convert) file excel đã được tạo ở bước 1, thành định dạng danh bạ (.csv), để có thể nhập (import) vào Google Contact.

Bước 3: Nhập file thông tin sinh viên định dạng danh bạ CSV vào Google Contacts

Truy cập  https://contacts.google.com và nhập file danh bạ CSV đã tạo ở bước 2.

Bước 4: Tra cứu và cập nhật thông tin sinh viên

Có thể tra cứu và cập nhật thông tin sinh viên mọi lúc, mọi nơi thông qua máy tính hoặc điện thoại có nối mạng.

Việc tra cứu thông tin sinh viên có thể được thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác thông qua “Tên” hoặc “Mã số sinh viên”.

Hình 2. Minh họa tra cứu thông tin sinh viên qua “Mã số sinh viên” - giao diện máy tính

Hình 3. Minh họa tra cứu thông tin sinh viên qua “Tên sinh viên” giao diện điện thoại

Về ưu điểm, giải pháp đã cải tiến đã có thể tiến hành tra cứu, cập nhập thông tin sinh viên trực tuyến mọi lúc moị nơi, thông qua máy tính, điện thoại cá nhân một cách đơn giản, nhanh chóng, chính xác và hoàn toàn miễn phí.

Kết quả, những lợi ích đem lại

- Hiệu quả kinh tế:

Hoàn toàn miễn phí, không cần đầu tư thêm thiết bị, chi phí đào tạo sử dụng hoặc mua bản quyền ứng dụng phần mềm.

- Hiệu quả xã hội:

Có thể áp dụng sáng kiến để lưu trữ và tra cứu các thông tin học viên của các cơ sở giáo dục và các lĩnh vực xã hội khác.

Đề xuất phạm vi ứng dụng

Sáng kiến này đã được áp dụng vào việc lưu trữ và tra cứu thông tin sinh viên tất cả các khóa thuộc Khoa Kỹ thuật Hóa học và Môi trường từ tháng 11/2019 đến nay.

Sáng kiến này có thể áp dụng trong Khoa, và nhân rộng quy mô toàn trường.

Và cũng có khả năng áp dụng toàn quốc.